商标注册 “撤三” 风险：注册后如何保留使用证据？

商标作为企业重要的无形资产，其价值不仅在于注册成功那一刻，更在于持续、规范的使用与维护。在中国商标法律体系下，一件注册商标若连续三年无正当理由未在核定使用的商品或服务上进行真实、公开、合法的商业使用，任何单位或个人均可向国家知识产权局申请撤销该注册商标，此即业界常说的“撤三”制度（法律依据为《中华人民共和国商标法》第四十九条第二款）。这一制度旨在清理“僵尸商标”，释放闲置的商标资源，促进商标的真实使用与市场流通。对于商标权利人而言，商标获准注册绝非一劳永逸，如何系统性地保留和积累有效的商标使用证据，以防范潜在的“撤三”风险，是商标资产管理中至关重要的一环。

一、理解“撤三”制度的核心：何为“商标使用”？

要有效留存证据，首先必须准确理解法律所认可的“商标使用”内涵。根据《商标法》第四十八条及《商标法实施条例》的相关规定，商标使用是指将商标用于商品、商品包装或者容器以及商品交易文书上，或者将商标用于广告宣传、展览以及其他商业活动中，用于识别商品来源的行为。

其核心要件包括：

1. 公开性：使用行为需发生在公开的商业领域，能被相关公众所知晓，而非内部或私密使用。

2. 合法性：使用行为本身需合法，使用在核定使用的商品或服务上。

3. 真实性：必须是真实的商业使用，而非仅为维持注册而进行的象征性、偶发性使用。

4. 识别性：使用行为必须能够起到识别商品或服务来源的功能，即商标与特定商品/服务及提供者之间建立了指向关系。

单纯持有商标注册证、签订许可合同但未实际履行、在未公开的内部文件上使用等，通常不被视为有效的商标使用。因此，留存证据必须围绕证明上述要件的满足而展开。

二、有效使用证据的特征与类型

一份能够有力应对“撤三”程序的使用证据，应尽可能具备以下特征：时间清晰、主体明确、标识与商品/服务对应、形成完整证据链。

实践中，常见且被商标审查机关和法院普遍认可的使用证据主要包括以下几大类：

（一）商品类商标的使用证据

1. 销售合同与发票：这是最核心、最有力的证据之一。合同应明确体现商标标识、具体的核定商品名称、数量、金额、签约时间及双方盖章。对应的增值税发票、普通发票等，应能与之印证，显示商品名称、型号（最好能关联到带商标的商品）、金额、开票日期及销售方信息。合同与发票的抬头、金额、时间、商品信息需能相互对应，形成闭环。

2. 带有商标的商品实物及包装：提供实际在市场流通的标有注册商标的商品实物、包装、标签、吊牌、说明书等。证据应能清晰显示商标图样、使用日期（如生产日期、批号）及与核定商品项目的关联。公证封存实物是增强证明力的好方法。

3. 生产证据：如委托加工合同、原材料采购合同、生产任务单、入库单、质检报告等，这些文件若能体现商标信息，可以佐证商标商品已进入生产环节。

4. 物流运输凭证：货运合同、提单、运单、发货单、收货确认单等，证明带有商标的商品已实际发生流通。

5. 线上销售记录：对于电商渠道，可提供电商平台（如天猫、京东、淘宝等）的后台销售数据截图、带有时间戳的订单详情页、用户评价页、物流跟踪信息等。最好能进行网页公证，以固定电子证据的完整性和真实性。

6. 进出口报关单：对于从事进出口业务的企业，海关出具的报关单是证明商标在指定商品上在国际贸易中使用的有力证据。

（二）服务类商标的使用证据

1. 服务协议/合同：与客户签订的服务合同中，应明确载明商标标识、具体的服务项目（对应核定服务）、服务期限、金额等。

2. 服务履行证据：如服务成果交付确认书、项目验收报告、客户确认函等，证明服务已实际提供并完成。

3. 服务场所证据：在服务场所（如门店、办公室）使用商标的照片、视频，需清晰显示商标标识、门店招牌、内部装潢以及提供服务的时间信息。

4. 服务工具证据：在提供服务所使用的工具、设备、软件界面、文书（如名片、信笺、报价单、预约单）上使用商标的证据。

5. 服务宣传资料：与服务相关的宣传册、服务菜单、价目表、课程表等。

（三）广告宣传类使用证据（对商品和服务商标均适用）

1. 传统媒体广告：在报纸、杂志、电视、广播等发布的广告合同、付款凭证、广告样刊、播出证明、监测报告等。

2. 户外广告：在建筑物、交通工具、户外展板等发布广告的合同、付款凭证、现场照片或视频（最好能体现发布时间和地点）。

3. 数字媒体广告：在官方网站、社交媒体（微信公众号、微博、抖音等）、搜索引擎、行业网站等投放广告的合同、后台数据截图、推广页面截图、用户互动记录等。同样建议对重要页面进行公证。

4. 参展资料：参加各类展览会、博览会的参展合同、展位费发票、展位现场照片（显示商标和参展时间）、展会会刊、媒体报道等。

5. 宣传品：企业制作的宣传册、产品目录、促销单页、企业年报等印刷品，需注意保留印刷合同、发票以证明制作和发布的时间。

（四）其他辅助性证据

1. 商标许可使用备案通知书：如果商标已许可他人使用，在国家知识产权局的备案通知书可以证明许可关系的存在。但关键在于必须同时提供被许可人实际使用商标的证据，否则仅有许可备案不足以对抗“撤三”。

2. 获奖证书、荣誉证明：带有商标名称的获奖证书、评级证明等，可以间接证明商标的市场影响力和使用情况。

3. 行业协会证明、审计报告：权威机构出具的相关证明或财务报告中提及商标商品/服务的销售情况，具有一定证明力。

三、构建证据留存与管理体系：从被动应对到主动防御

防范“撤三”风险，不能依赖临时拼凑证据，而应建立一套制度化、规范化的证据生成与留存管理体系。

（一）意识先行：全员树立证据意识

商标使用证据的产生贯穿于企业研发、生产、采购、销售、市场、财务等多个部门。必须让相关部门，特别是市场部和销售部的员工，充分认识到在日常业务活动中规范标注商标并留存相关文件的重要性。例如，在制作合同模板、发票开具项目、宣传物料时，应有意识地将注册商标信息完整、准确地嵌入其中。

（二）流程嵌入：将证据生成融入业务流程

1. 合同与发票管理：在标准销售/服务合同中，增设“商标标识”条款或直接在商品/服务描述中清晰写入注册商标信息。确保财务部门开具发票时，商品/服务名称能够与合同对应，并体现关键型号或品牌信息。

2. 物料设计审核：所有涉及商标使用的产品包装、说明书、宣传品、网站页面、门店装潢等，在设计定稿和发布前，应由法务或知识产权部门审核，确保商标图样使用规范（与注册证一致）、使用位置显著，并建议在适当位置添加生产日期、版本号等信息。

3. 广告活动归档：每一次广告投放、市场推广活动，都应建立独立的项目档案，系统收集活动策划方案、合同、付款凭证、发布证明、成果样本（如视频、截图、印刷品实物）等。

4. 线上痕迹保存：对于电商销售和网络宣传，应定期（如每季度）对重要的销售数据概览页面、旗舰店首页、关键产品链接页、重大活动宣传页等进行网页公证或可信时间戳认证，特别是当页面内容可能随时间更新时。

（三）系统化管理：建立证据档案库

1. 集中保管：指定专门部门（如法务部、知识产权部、行政部）或专人负责商标使用证据的收集、整理与保管。避免证据分散在个人或不同部门手中，导致遗失。

2. 分类与编目：按照商标注册号、使用年份、证据类型（如合同发票类、广告宣传类、实物类等）进行分类存储。建立电子化档案库，对纸质文件进行扫描备份。为每一份重要证据编制简要说明，注明核心要素：商标、使用商品/服务、时间、主体、关键内容。

3. 时间跨度覆盖：证据留存应有连续性，确保在任何时间点面临“撤三”申请时，都能提供出过去三年内（自申请撤销之日起向前推算三年）的持续使用证据。理想状态下，应保存自注册以来所有年度的代表性使用证据。

4. 原件与备份：妥善保管合同、发票、证书等文件的原件。对于实物证据，可拍照或录像存档，并对重要实物进行公证保管。电子证据务必做好多介质备份。

（四）应对“撤三”申请时的证据提交策略

当真的收到国家知识产权局下发的《提供注册商标使用证据通知书》时，应冷静、专业地应对：

1. 仔细研读通知：明确对方申请撤销的商品/服务项目、时间段（三年期间）。

2. 全面检索证据：根据要求的时间段和商品/服务项目，从档案库中快速、精准地检索出所有相关证据。

3. 证据筛选与组织：并非证据越多越好，而是质量重于数量。优先选择那些时间点明确、内容清晰、能形成完整逻辑链条的“硬证据”，如合同+发票+实物/交付成果的组合。将证据按时间顺序或逻辑关系进行整理、编号，制作证据目录清单。

4. 撰写说明文件：准备一份清晰、有力的《关于注册商标使用情况的说明》，简要陈述商标持续使用的事实，并指引审查员查阅证据材料，解释证据之间的关联性，证明在指定三年期间内，在全部或部分核定商品/服务上进行了真实、公开、合法的商业使用。

5. 注意举证范围：根据《商标审查审理指南》，在部分核定商品/服务上的真实使用，即可维持在该部分商品/服务上的注册。因此，若无法对所有项目举证，应确保在核心项目上的证据充分有力。

6. 规范形式与时限：严格按照通知要求的格式、份数、期限提交证据材料。可考虑对大量证据进行公证或提供经核对无误的复印件，并确保在法定期限内提交。

四、特殊情形下的证据留存要点

1. 商标许可使用：许可人（注册人）必须监督被许可人的实际使用，并定期（至少每年）从被许可人处收集使用证据。双方签订的许可合同应明确被许可人有义务提供使用证据。在应对“撤三”时，需同时提交《商标使用许可合同》备案通知书（如有）及被许可人的使用证据。

2. 公司名称、地址变更：若注册人名义或地址发生变更，必须及时向国家知识产权局办理商标变更手续。确保所有新产生的使用证据（如合同、发票）上的主体信息与变更后的注册人信息一致，或能通过工商档案等证明其关联关系，避免因主体不一致导致证据不被采信。

3. 防御性注册与联合商标：对于出于防御目的注册的、并非在所有商品上都主营的商标，或与主商标近似的联合商标，更需有意识地进行“象征性使用”。可以考虑通过在新产品试产、限量版商品、特定促销活动、关联服务或公益活动中使用等方式，留存必要证据。但需注意，使用必须真实且符合商业惯例。

4. 初创企业或产品上市前期：在商标注册后、产品大规模上市前，可能有一段准备期。在此期间，可以留存产品研发测试记录、市场调研报告、预售宣传材料、与供应商/经销商的意向协议等，作为“有使用意图并已做准备”的辅助证据。但一旦进入市场，必须迅速补充实际销售证据。

五、常见误区与警示

1. 误区一：有合同无发票，或有发票无合同。单一证据的证明力较弱，合同与发票相互印证是关键。

2. 误区二：证据时间点模糊或过于集中。仅提供一年内某个时间点的大量证据，可能被认定为突击、象征性使用。证据最好能均匀分布在三年期间的不同时间点。

3. 误区三：证据上未显示商标或显示不完整。发票上只写商品通用名，未体现品牌；宣传材料上商标图样不清晰或与注册证有细微差别。

4. 误区四：使用商品与核定商品不符。将商标用于未注册的商品上，该部分证据无效。必须严格对照《类似商品和服务区分表》，确保使用在核定项目上。

5. 误区五：仅提供自制证据。企业自己制作的宣传页、出货单等，若无第三方凭证佐证，证明力较低。应尽量提供有第三方参与或确认的证据（如合同、发票、公证文书）。

6. 误区六：忽视电子证据的固定。网页截图、聊天记录等极易被质疑真实性，务必通过公证或可信时间戳等方式予以固定。

结语

商标“撤三”风险防范，本质上是一场关于“使用”的证明。它要求商标权利人将商标管理从静态的“权利持有”转变为动态的“资产运营”。建立一套科学、严谨、可持续的商标使用证据留存体系，并非额外的负担，而是现代企业知识产权合规管理与资产保值增值的内在要求。这份工作贯穿于日常经营的点点滴滴，其价值将在商标权受到挑战时得以充分彰显。通过事前系统布局、事中规范执行、事后有效组织，企业不仅能稳固自身的商标权利壁垒，更能让商标在激烈的市场竞争中真正焕发活力，成为驱动品牌发展的核心引擎。

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